Helteisen kesän jälkeen on mukava palata kaukojäähdytettyyn toimistoon. Kesälomakuulumisten jälkeen useampikin pohtii, kuinka selvitä loman aikana kertyneestä sähköpostiruuhkasta ja miten pitää sähköposti hallinnassa myös arjessa. Miten erottaa ne viestit, joihin pitää reagoida heti ja mistä tunnistaa ne viestit, joiden asia on jo vanhentunut ja jotka voisi poistaa saman tien?

Outlookissa on paljon ominaisuuksia, joiden avulla sähköposteja voi hallita. Valitsemalla sopivat suodattimet voi viestejä automaattisesti kansioida ja nopeuttaa viestien käsittelyä. Mutta ennen kaikkea on tärkeää, että viestin lähettäjä miettii huolellisesti, onko sähköposti oikea väline asian hoitamiseen ja onhan viesti varmasti osoitettu vain niille henkilöille, joiden pitää asiaan reagoida. Väitän, että jokaisessa organisaatiossa sähköpostien määrää voitaisiin merkittävästi vähentää, jos jokainen harkitsisi sähköpostin cc-vastaanottajakentän käytön tarpeellisuutta ja osaisi käyttää myös muita sähköisiä viestintävälineitä.

Asiantuntijatyötä tehdään nykyään tiiviissä vuorovaikutuksessa kollegoiden, asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Vuorovaikutustaitoja korostetaan yhtenä asiantuntijaosaamisen osa-alueena, mutta harvemmin organisaatiossa on yhteinen näkemys siitä, mitä taitava organisaation sisäinen vuorovaikutus tarkoittaa. Viime vuosina vuorovaikutus digitaalisilla välineillä on lisääntynyt huomattavasti ja vuorovaikutusta uusilla välineillä pitää harjoitella, jotta siitä tulee luontevaa. Asiantuntijuutta on taito valita oikea viestintäväline kuhunkin tilanteeseen. Skypen pikaviestit ovat oivallinen väline pikaisten kysymysten hoitamiseen, Teamsin keskusteluissa viestit pysyvät tallessa kuhunkin aiheeseen liittyen ja tarvittavat dokumentit löytyvät helposti. Erilaisissa some-ryhmissä puolestaan käydään epämuodollisempaa vuorovaikutusta.

Keskustelimme alkukesästä Otava-konsernin Tähtipelaaja-valmennuksessa, kuinka tärkeää on sopia yhteiset käytännöt vuorovaikutukselle uusilla Office365-työvälineillä. Uusien työvälineiden myötä voidaan varmasti luopua jostakin vanhasta työvälineestä tai käytännöstä. Itse odotan, että kunhan saamme Office365-työkalut kunnolla käyttöön, niin ainakin sähköpostien määrä vähenee merkittävästi. Pelisääntöjen kehittämiseen kannattaa kaikkien osallistua.

Avoimuus ja yhteiset toimintatavat lisäävät sujuvaa vuorovaikutusta, yhteenkuuluvuutta ja sitoutuneisuutta.

Vuorovaikutukseen tarvitaan aina vähintään kaksi osapuolta, jotka molemmat ovat vastuussa siitä, että vuorovaikutus on selkeää ja sujuvaa. Taitava vuorovaikuttaja kuuntelee muita ja lukee viestit ennen kuin niihin vastaa. Hän huolehtii, että viestii totuudenmukaisesti ja oikea-aikaisesti. Taitava vuorovaikuttaja on kohtelias myös digitaalisilla välineillä viestiessään. On mukavaa vastata kollegalle, joka aloittaa pikaviestinsä iloisella tervehdyksellä, jolla tarkistaa, että olen koneen ääressä. Samoin tulee hyvä mieli, kun kollega kiittää avusta. Lienee selvää, ettei kukaan enää huuda teksteissään kirjoittamalla tekstiä isoilla kirjaimilla. Olen itse lähettänyt vahingossa hieman koomisia pikaviestejä, kun automaattinen tekstinkorjaus on korvannut käyttämäni merkit hymiöillä. Kirjoittamani teksti ja hymiö ovat olleet ristiriidassa keskenään. Onneksi vastaanottajat ovat varmistaneet, käytinkö tarkoituksella ironiaa viestissäni.

Keskustelen ja sparraan mielelläni uusien viestintävälineiden käyttökokemuksista joko kasvokkain tai virtuaalisesti. Ota rohkeasti yhteyttä!

Mervi Korhonen

luonnontieteiden kustannuspäällikkö

Otava Oppimisen palvelut

”Olen opetus- ja kustannusalan ammattilainen, jonka esimiestyön tavoitteena on mahdollistaa ihmisten onnistuminen. Mielenkiintoiset työtehtävät, huippukollegat sekä lupa kehittää ja kehittyä motivoivat minua vuodesta toiseen. Oppiminen on intohimoni.”

mervi.korhonen@otava.fi